Tüzük

HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ HÜTBAT TOPLULUĞU TÜZÜĞÜ

18 MAYIS 2018

 

Tüzüğün PDF dosyasına bu linkten ulaşabilirsiniz.

 

Bölüm 1: Genel Bilgiler

Madde 1: Dayanak

HÜTBAT ‘Hacettepe Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi’ne uygun olarak kurulmuştur.

Bu tüzük ”Hacettepe Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi’ne uygun olarak hazırlanmıştır.

Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı’na bağlı olarak faaliyetlerini yürütür ve Hacettepe Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı’na karşı sorumludur.

 

Madde 2: Topluluğun Tanımı, Tam Adı ve Logosu

2.1 Topluluğun Tam Adı ve Kısaltması

Topluluğun tam adı şu şekildedir: Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesi Bilimsel Araştırma Topluluğu

                 Topluluğun kısaltması şu şekildedir: HÜTBAT

 

Madde 3: Kavramlar

Bu tüzük içerisinde geçen;

Üniversite:    Hacettepe Üniversitesi’ni,

Rektörlük:     Hacettepe Üniversitesi Rektörlüğü’nü,

Daire Başkanlığı: Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nı,

Yönerge:       Hacettepe Üniversitesi Bilim-Kültür-Sanat-Spor Etkinlikleri ve Öğrenci Toplulukları Yönergesini,

Topluluk:      HÜTBAT’ı,

Yönetim Kurulu: HÜTBAT’ı Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nın ilgili yönergesine uygun olarak seçilen Yönetim Kurulu’nu

Danışman: HÜTBAT’ın faaliyetlerini yürütmesi sırasında yardımcı olmak için danışmanlık yapan öğretim elemanı/elamanlarını

Tüzük: Daire Başkanlığı’nın ilgili yönergesine uygun olarak topluluk öğrencilerince hazırlanan, topluluğun çalışma esaslarını gösteren HÜTBAT Tüzüğü’nü

BATOD: Bilimsel Araştırma Toplulukları Ortak Düşüncesi’ni

UluBAT: Ulusal Bilimsel Araştırma Topluluğu’nu

Genel Sekreter: HÜTBAT Genel Sekreteri’ni temsil eder.

Madde 4: Amaç

Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesi öğrencilerini bilimsel araştırma yapmak, bilimsel çalışma ve tartışmalara katılmak yönünde teşvik etmek; Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesi öğrencilerinin meslekî yaşamlarında ihtiyaç duyacakları bilimsel bakış açısına sahip olmalarını, bilimsel çalışma yapabilmelerini sağlayacak beceri ve tutum edinmelerini sağlamaktır.

Madde 5: Topluluğun Ulusal ve Uluslararası Üyelikleri

5.1 BATOD

Ankara’da faal üye olan toplulukların ve tıp fakültesi öğrencilerinin birbirleri ve toplulukları ile olan iletişimlerini güçlendirmek, toplulukları ve öğrencileri bilimsel araştırma yapmaya teşvik etmek, yapılan araştırmaların çeşitlendirilmesini sağlamak, araştırmaları desteklemek ve yapılan organizasyonların standartlarını yükseltmek amacıyla bir araya gelmiş öğrenci topluluklarının oluşturduğu bir birliktir.

5.2 UluBAT

Türkiye Cumhuriyeti ve Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti’nde faal üye olan toplulukların ve tıp fakültesi öğrencilerinin birbirleri ve toplulukları ile olan iletişimlerini güçlendirmek, toplulukları ve öğrencileri bilimsel araştırma yapmaya teşvik etmek, yapılan araştırmaların çeşitlendirilmesini sağlamak, araştırmaları desteklemek ve yapılan organizasyonların standartlarını yükseltmek amacıyla bir araya gelmiş öğrenci toplulukların oluşturduğu ulusal bir birliktir. Genel kurulda yapılan oylama ile her öğretim yılı için bir yönetim kurulu oluşturulmaktadır.

Madde 6: Topluluk Üyeliği     

6.1 Üye olma

HÜTBAT’a üye olmak isteyen kişiler, HÜTBAT Genel Sekreteri tarafından duyurulan üyelik formunu doldurarak üyeliğe başvururlar. Danışman hocanın bilgisi ve topluluk yöneticilerinin onayı ile üye olur.

 

6.2 Üyelik Ölçütleri:

HÜTBAT’a üye kabulünde Danışman ve topluluk Yönetimi ölçüt olarak:

-Başvuranın Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesinde öğrenimini devam ettiren öğrenci olması

-Topluluk Tüzüğünü kabul etmiş olması, alır

 

6.3 Üyelik Tipleri: Aday Üyelik ve Aktif Üyelik

Aday Üyelik: Topluluk üyeliği sıfatı, Topluluk Genel Sekreterinin yayınladığı formu eksiksiz doldurulması ve formun Yönetim Kurulunca üyeliği onaylaması ile kazanılır. Aday üyeler topluluğun çalışmalarına ve eğitimlerine katılabilirler. Bir yılın sonunda topluluktaki sorumluluklarını başarıyla yerine getirdiği görülen aday üyeler, Aktif Üyelik sıfatını kazanırlar.

Aktif Üyelik: Aktif Üyeler, HÜTBAT Genel Kuruluna katılma, Genel Kurulda oy kullanma, Topluluk birimlerini seçme ve topluluk birimlerine seçilme hakkına sahiptirler.

Aktif Üyelerin tam sayısının ½’sinin yazılı istemi ile olağanüstü Genel Kurul talep edilebilir.

Aktif Üyelerin Listesi Genel Kurullardan en geç bir Hafta önce açıklanır

 

6.4 Üyeliğin değerlendirilmesi:

Yönetim Kurulunca Aktif Üyelerin belirlenmesinde göz önünde bulundurulan kriterler aşağıdadır. Kriterlerden herhangi birini sağlayan Aday Üye Aktif üye sıfatını kazanır.

Kriterler:

– Değerlendirmenin yapıldığı eğitim öğretim yılında topluluk tarafından düzenlenen  bir ya da daha fazla kongre/sempozyum/seminer’in düzenleme kurulunda yer almak veya aktif katılım(sözlü sunum ve/veya poster) sergilemiş olmak

-Daha önceki yıllarda aktif üyelik şartını sağlamış olup değerlendirmenin yapıldığı eğitim öğretim yılında en az bir genel kurula katılmış olmak

-Sene içerisindeki sürekli etkinliklere (ilgi kulüpleri, makale saatleri, bülten yazarlığı) katılan katılımcıların ve topluluk adına bir etkinlik düzenleyen üyelerin yönetim kuruluna aktif üyelik için dilekçe vermesi ve yönetimden geçmesi

 

6.5 Üyeliğin Sona Ermesi

6.5.1 Her sene üyeler Genel Sekreterin açtığı formu doldurmakla yükümlüdür.

6.5.2 Her üyenin istifa hakkı saklıdır. Topluluk Birimlerinde ve Denetim Kurulunda görev alan bir üye ilgili görevden istifa etmesi durumunda istifasını Topluluk Yönetim Kuruluna sunar. Yönetim Kurulu görevden istifa eden üyenin yerine yedek üye atar.

6.5.3 Üyelikten çıkarma, topluluk etkin üyelerinden en az beşinin Denetim Kurulu’na yazılı olarak başvurması ve Yönetim Kurulu’nun bu başvuruyu değerlendirmesi sonucu gerçekleşir. Denetim Kurulu’nun başvurusu üzerine alınacak Genel Kurul kararı ile üyelikten çıkarma;

  1.      T.C. Anayasası’nın sözüne ve özüne aykırı davranmak,
  2.       Topluluğun       misyon, vizyon ve tüzüğüne aykırı hareket etmek,
  3.       Topluluğun       hesap, evrak ve kayıtlarında yolsuzluk yapmak,
  4.      Topluluğun sağladığı imkân ve yetkileri kişisel çıkarları için kullanmak,
  5.       Topluluğu ve topluluğun etkinliklerini karalayıcı, engelleyici davranışlarda bulunmak,
  6.       Genel Kurul kararlarına ve Genel Kurul’un verdiği görevlere riayet etmemek kurallarınca yapılır.

 

Bölüm 2: Topluluk Birimleri

Madde 7: Genel Kurul

7.1 HÜTBAT’ın en yetkili karar organıdır. Topluluk Genel Kurulu topluluğun tüm aktif üyelerinden oluşur.

 

7.2 Genel Kurul programı ve gündemi topluluk Genel Sekreteri’nce hazırlanır ve Yönetim Kurulu’unca onaylanarak Genel Kurul tarihinden en az 10 gün önce duyurulur.

 

7.3 Genel Kurul açılış oturumunda Genel Kurul Divanı etkin üyeler arasından topluluk genel sekreterinin moderatörlüğünde oylama ile seçilir. Genel Kurul Divanı; Divan Başkanı, Divan Sekreteri ve iki sayım görevlisinden oluşur.

 

7.4 HÜTBAT Genel Kurulları yılda iki kere Şubat ve Mayıs aylarında gerçekleşir.

7.4.1. Şubat Genel Kurulunda Topluluk Birimleri yaptıkları çalışma raporlarını ve planlarını sunarlar. Oylama ve tüzük değişiklikleri yapılmaz.

7.4.2. Şubat Genel Kurulunda aktif üyelerin 1/3 ünün katılımı yeterlidir.

7.4.3. Mayıs Genel kurulunda salt çoğunluk aranır. Çoğunluk sağlanamazsa Genel Kurul bir sonraki hafta aynı saate ertelenir. Ertelenen toplantıya başlanabilmesi için yeter çoğunluk aranmaz.

7.4.4. Mayıs Genel Kurulunda, Topluluk Birimleri ve Denetim Kurulu kapalı oyla seçilir; Tüzük değişiklik önerileri oylanır.

7.4.5 Etkin üyeler genel kurul sırasında usul dilekçesi verebilirler. Usul dilekçesinin içeriği aşağıdaki konular hakkında olabilir:

  1.       Gündem değişikleri için,
  2.       Toplantının ertelenmesi için,
  3.       Oturumun oylamaya geçmesi için,
  4.       Oturumun bir sonraki gündem maddesine geçmesi için,
  5.       Kapalı oylama yapılması isteğiyle,
  6.       Seçim adaylarının, oylama öncesi tartışmalar süresince salon dışında bulunması isteğiyle
  7.       Bir tüzük maddesinin, Genel Kurul Toplantısı sonuna kadar veya Genel    Kurul tarafından yeniden yürürlüğe konulana kadar askıya  alınması için,
  8.       Askıya alınmış bir tüzük maddesinin yeniden yürürlüğe konması isteğiyle,
  9.       Tartışmanın bir kısmının kayıtlardan çıkarılması isteğiyle.
  10.   Genel Kurul Divanına güvensizlik halinde, Genel Kurul Divanının görevden alınmasının oylanması için

7.4.6 Genel Kurulda yapılacak oylamalarda geçerli olan çoğunluk kavramları şu şekildedir;

  1. Salt Çoğunluk: Kabul oylarının sayısının ret oylarından fazla olmasıdır. Çekimser oylar sayılmaz.
  2. Mutlak Çoğunluk: Tüm oyların %50’den fazlasının kabul oyu olmasıdır. Çekimser oylar sayılır.
  3. Nispi Çoğunluk: En fazla oyu alanın kabul edilmesidir. Çekimser oylar sayılmaz. Ret oylarının kabul oylarından daha fazla olması durumunda, bütün hepsi kabul edilmez.
  4. Üçte ikilik çoğunluk: Kabul oylarının ret oylarının en az iki katı olmasıdır. Çekimser oylar sayılmaz.

Genel Kurulda yapılacak olan oylama ve çoğunluk tipleri şu şekildedir;

  1. Usul dilekçelerinin kabulünde salt çoğunluk aranır.
  2. Tüzük değişiklik önergelerinin kabulünde mutlak çoğunluk aranır.
  3. Yönetim, Yürütme ve Denetim Kurulu seçimlerinde üçte ikilik çoğunluk aranır.
  4. Aksi belirtilmeyen durumlarda ise salt çoğunluk aranır.

7.5 Tüzük değişiklik önerileri ve adaylıklar Genel Sekreterin duyurduğu şekilde ve Genel Kuruldan en az 2 gün önce Topluluk Yönetiminin resmi mail adresine yollanmalıdır. Genel Sekreter yollanan tüzük değişiklik önerilerini HÜTBAT üyeleri için görünür kılmalıdır.

7.6 Genel Kurul sonunda yapılan tüzük değişiklikleri ile tüzüğün güncel halini yazmak ve divan raporunu 2 hafta içinde resmi HÜTBAT mail adresine elektronik posta ile paylaşmak divan kurulunun görevidir.

Madde 8: Yönetim Kurulu

HÜTBAT Yönetim kurulu Mayıs Genel Kurulunda Gizli Oylanma ile seçilen 8 asil 3 -yedek üyeden oluşur. Aday olan aktif üyeler aday olmak istedikleri üç konumu yazarak aday olurlar. Esas görev dağılımı ilk Yönetim Toplantısında belli olur.

           

 

8.1 Yönetim Kurulunun Görevleri

Yönetim Kurulu Topluluğu temsil eden en üst kuruldur. SKSDB ve Dekanlığa karşı sorumludur. Genel Kurul zamanını ve yerini belirler. Yönetim Kurulu toplantıları 2 haftada bir salt çoğunluk sağlanarak ve ayda bir tüm yönetimin katılımıyla yapılır. Ayda bir olan toplantıda her alt kol faaliyet raporunu yönetim kuruluna sunar. Kayıt altına almak Genel Sekreterin görevidir. Yönetim Kurulu toplantıları elektronik veya manuel olabilir. Yönetim kurulu toplantılarının başlaması için Yönetim Kurulu üyelerinin Salt Çoğunluğu gerekmektedir. Ulusal ve uluslararası, topluluğu ilgilendiren  faaliyetlerde HÜTBAT’ı temsil etmekle yükümlü primer birimdir.

8.2 Yönetim Kurulunun üyeleri

                       8.2.1 Başkan

Yönetim Kurulu başkanı aynı zamanda topluluğun da başkanıdır. Topluluğu her türlü dış organ ve paydaşa karşı temsil eder. “HÜTBAT Bilim Günleri”nin primer sorumlusudur. Topluluğun işleyişinden sorumludur, topluluğun yıl içindeki düzenini sağlar, aksaklıklara müdahale eder. Gerekli gördüğünde Yönetim Toplantısı için yönetim kurulunu toplayabilir. Yönetim Kuruluna başkanlık etmelidir. Tüm bu görevleri yönetim kurulu ile beraber üstlenip, liderliğini korumalı ve topluluğa öncü olmalıdır.

                       8.2.2 Başkan Yardımcısı

Topluluğun ikincil yetkilisidir. Başkan olmadığı zamanlarda başkanın görevlerini yerine getirir. SKSDB ve Dekanlık dilekçelerinde imza  yetkisi yoktur. Topluluğun etkinlik raporlarını dosyalamak ve Genel Kurul’da sunmak görevlerini üstlenir. Etkinlik yılsonu raporlarını düzenler ve bunu SKSDB’ye sunar.

                       8.2.3 Genel Sekreter

Topluluğun duyuru organlarını ve sosyal medya hesaplarını yönetir. Dış paydaş ve ortaklarla iletişimi sağlar. Üye defterini tutar ve düzenler.  Etkinlikler sonunda katılımcı listelerini kayda geçmek ve Genel Kurullar öncesi Aktif ve Aday Üyeleri duyurmakla görevlidir. Tüzükteki yazım yanlışları ve rakamlama hatalarını düzeltebilir. Genel Kurulları en az on gün öncesinden duyurmakla görevlidir. Genel Kurul duyurularına tüzüğün en güncel hali, Aktif Üyelerin listesi ve gündem önerisi eklenmelidir. SKSDB ve Dekanlık izinlerinde imza yetkisi vardır.

                       8.2.4 Mali Koordinatör

Topluluğun mali işlerinden sorumludur. Topluluğun bütçesini oluşturur, harcamaların kaydını tutar ve bütçe yönetimini başkanla birlikte sağlar. Özellikle alınan destekler ve mali kaynakların doğru yönetilmesinden sorumludur. Yıl boyu bu konudaki kararların bütçe durumuna göre istikrarlı alınmasını sağlamalıdır. Dış katılımlar için SKSDB’ye iletilecek belgeleri delegasyona bildirmekten ve SKSDB’ye iletmekten sorumludur. Topluluğun gelir-gider defterini tutar ve en fazla 4 toplantıda bir Yönetim Kurulu’na mali rapor sunar. Yeni maddi kaynakların oluşturulması için diğer Yönetim Kurulu üyeleri ile birlikte çalışır. Tüm etkin üyelere şubat ve mayıs aylarında yapılan topluluk genel kurullarında topluluk mali durumu hakkında bilgilendirme yapar.

                       8.2.5 İlgi Kulüpleri ve Makale Saatleri Sorumlusu

İlgi kulüplerini ve makale saatlerini düzenlemek ve geliştirmekten sorumludur. Sene içerisinde yaptığı etkinliklerin raporunu ve yoklamalarını tutar ve bunları Başkan Yardımcısına iletmekle görevlidir. “HÜTBAT Bilim Günleri” Vaka oturumu primer sorumlusudur. Şubat Genel kurulunda ilgi kulüpleri ve makale saatlerinin işleyişi hakkında açıklamalar yapar ve planlarını belirtir. Yılsonu etkinlik raporunu Mayıs Genel Kurulunda sunmakla yükümlüdür.

                       8.2.6 Bilimsel Araştırma ve Toplantılar Sorumlusu

Var olan bilimsel araştırma ve toplantıları sürdürmekle sorumludur. Fakülte öğrencilerini bilimsel araştırmalara yöneltecek etkinlikler ve toplantılar yapmalıdır. Başkan Yardımcısı ile beraber HÜTBAT Bülteninin koordinasyonunu sağlamakla görevlidir. Sene içinde yaptığı etkinlik ve toplantıların sene içerisinde yaptığı etkinliklerin raporunu ve yoklamalarını tutar ve bunları Başkan Yardımcısına iletmekle görevlidir. Şubat Genel kurulunda toplantıların işleyişi hakkında açıklamalar yapar ve planlarını belirtir. Yılsonu etkinlik raporunu Mayıs Genel Kurulunda sunmakla yükümlüdür.

                       8.2.7 Kurslar ve Stajlar Sorumlusu

Fakülte öğrencilerinin kendini geliştirebileceği alan içi kurslar düzenlemekle görevlidir. Kurs düzenlemek isteyen öğrenci ve öğretim üyelerini teşvik eder. “HÜTBAT Bilim Günleri” kurslar oturumu primer sorumludur. Fakülte öğrencisin talebine ve fakülte koşullarına göre HÜTBAT Yaz Stajlarını koordine etmek ve ilgili izinleri almak ile görevlidir.

       8.2.8 HIMEC (Hacettepe International Medical Education Committee) Sorumlusu

Yurt dışında tıp eğitimi düşünen fakülte öğrencilerinin faydalanacağı konferans ve seminerler düzenlenmesi ve yurt dışı stajları hususunda tecrübe aktarımı, usül öğretimi ve imkanların duyurulmasını sağlamak ile görevlidir. Ulusal ve uluslararası platform ve etkinliklerde HÜTBAT’ın aktif görev almasında ve tanıtımında görevlidir.

 

Madde 9: Denetim Kurulu

9.1. Denetim Kurulu Genel Kurul’da gizli oyla seçilen üç asil ve iki yedek üyeden oluşur.

9.2  Topluluğun bütçe ve hesap işlemleri ile ilgili defter ve belgeleri her eğitim öğretim yılı sonunda inceleyerek sonuç ve önerilerini Yönetim Kurulu’na, genel kurula ve istek dahilinde başkanlığa bir raporla sunar.

9.3 Topluluk adına satın alınan demirbaşların, müdürlük aracılığı ile Üniversite Ayniyat Saymanlığına kaydettirilmesini sağlar.

9.4. Denetim Kurulu, Yönetim Kurulu’nu ve Genel Kurul kararlarını; hesap, evrak ve belgeleri; alınan kararların yürütülmesini şeklen ve esasen Yönergesi ve Tüzüğe uygunluk konusunda denetler.

9.5. Denetim Kurulu sorumluluk alanına giren konuları kendiliğinden görüşür ve denetler. Bunun dışında her üyenin Denetim Kurulu’na şikâyet hakkı vardır. Denetim Kuruluna şikâyetler dilekçe ve/veya e-posta ile yapılır.

9.6. Denetim Kurulu alacağı kararlarla Yönerge ve Tüzüğe aykırı bulduğu eylemleri durdurabilir, eski durumun iadesini isteyebilir, sorumlu bulduğu kişinin topluluktaki görevinden alınması ya da topluluktan çıkartılması için Genel Kurul’a öneri sunabilir.

 

Bölüm 3: Alt Kollar

Madde 10:  İlgi Kulüpleri ve Makale Saatleri

10.1 İlgi Kulüpleri

HÜTBAT İlgi Kulüpleri Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesi öğrencilerinin kariyerleri sürecinde uzmanlık eğitimlerinde seçecekleri alanları keşfetmeleri için onlara bir kapı aralamayı, istedikleri alanlarda daha detaylı çalışmalarda bulunmalarını sağlar. Maksimum sayıda öğrencinin İlgi Kulüpleri’nden yararlanabilmesi adına katılımcılar azami 2 ilgi kulübüne katılabilir.

 

10.2 Makale Saatleri

Fakülte öğrencisinin yetkin öğretim üyeleri ve görevlileriyle birlikte tıp literatürüne etki bırakmış yayınları ve güncel yayınları takip ederek makale okuma, yorumlama ve sunma yetilerini kazanabileceği etkinlikler bütünüdür. Makale Saatleri  öğrencilerin bilimsel araştırmalar yapmalarını ve henüz öğrencilik yıllarında iken akademik alanda tecrübe kazanmalarını sağlar. Maksimum sayıda öğrencinin İlgi Kulüpleri ve Makale Saatleri’nden yararlanabilmesi adına katılımcılar azami 2 makale saatine katılabilir.

10.3 İlgi Kulüpleri ve Makale Saatleri İç Yönetmeliği

HÜTBAT İlgi Kulüpleri ve Makale Saatleri, Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan “HÜTBAT İlgi Kulüpleri ve Makale Saatleri İç Yönetmeliği” uyarınca İlgi Kulübü Sorumlusu önderliğinde yönetilir. Hazırlanan İç Yönetmelik Denetim Kurulunun onayına sunulduktan sonra yürürlüğe girer ve yürürlüğe girdikten sonraki ilk Genel Kurulda aktif üyelerin onayına sunulur. İç Yönetmeliğin kabulu için salt çoğunluk aranır.

 

Madde 11: Bilimsel Araştırma ve Toplantılar

11.1 Toplantılar

Öğrencilerin belirli bir konu üzerinde fikir yürütmek, plan yapmak, karar almak ve uygulamak, çalışma ekipleri oluşturmak üzere bir araya geldikleri oturumlardır.

11.2 Bülten

HÜTBAT Bülten, HÜTBAT’ın vizyon ve misyonundan hareketle  güncel tıbbi bilgileri aktarmak, tıbbi ve bilimsel tartışmaya imkan sağlamak, öğrencilerin bilimsel düşünce ve çalışmaları paylaşacağı ortam yaratmak ve öğretim üyelerinden öğrencilere bilgi aktarımını sağlamak amacıyla kurulmuş olan HÜTBAT’ın güncel, kitlesel, iletişim platformudur.

11.2.1 HÜTBAT Bülten İç Yönetmeliği

HÜTBAT Bülten, Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan “HÜTBAT Bülten İç Yönetmeliği” uyarınca Bilimsel Araştırma ve Toplantılar Sorumlusu önderliğinde yönetilir. Hazırlana n İç Yönetmelik Denetim Kurulunun onayına sunulduktan sonra yürürlüğe girer ve yürürlüğe girdikten sonraki ilk Genel Kurulda aktif üyelerin onayına sunulur. İç Yönetmeliğin kabulu için salt çoğunluk aranır.

11.3 Konferanslar

Yetkin öğretim üyeleri ve görevlileri tarafından belirli bir konu üzerine bilgilendirme, bilinçlendirme amacıyla düzenlenen oturumlardır.

11.4  HÜTBAT Proje – Öğretim Üyesi ve Öğrenci Çalışmaları

Hütbat proje, bilimsel araştırma yapmak isteyen tıp fakültesi öğrencilerini topluluk ve dekanlık aracılığıyla ilgili oldukları alanlarda çalışma yapan bölüm ve enstitülere yönlendirerek öğrencilerin bilimsel araştırmalarda yer almalarını teşvik eden bir oluşumdur. Proje oluşumu Proje Sorumlusu tarafından yönetilir. Hütbat Proje Sorumlusu sene içerisinde Yönetim Kurulu tarafından açılan başvurular doğrultusunda Yönetim Kurulu tarafından atanır. Proje Sorumlusu, projeye başvuran tıp fakültesi öğrencilerine mentorluk yaparak öğrencilerin ilgi alanlarını belirlemek ve bunun doğrultusunda oluşturduğu listeyi dekanlık aracılığıyla bölümlere ve enstitülere iletmek ile yükümlüdür. Proje sorumlusu, çalışma raporunu sunmak için her ay Yönetim Kurulu ve proje grubuyla ortak en az bir toplantı gerçekleştirir.

Madde 12: Kurslar ve Stajlar

Bilimsel kurslar ve yaz dönemleri için genel katılımlı staj programları düzenler. Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesi öğrencilerinin bilimsel kurslar ve stajlara katılımı için olanak sağlar. Kurs ve stajlar ile ilgili eğitici ve bilgilendirici bültenler çıkarır.

Madde 13: HIMEC – Hacettepe International Medical Education Committee

Yurtdışında tıp eğitimi düşünen fakülte öğrencilerinin faydalanacağı konferans, seminerler düzenlemek ve yurt dışı stajları hususunda tecrübe aktarımı, usül öğretimi ve imkanların duyurulması ile görevli birimdir. Ulusal ve uluslararası platform ve etkinliklerde HÜTBATın aktif görev almasında ve tanıtımında görevlidir.

 

Bölüm 4: Ulusal Toplantılar

Madde 14: ULUBAT Toplantıları

Öğretim yılında 2 defa genel kurul düzenlemektedir. Genel kurula ev sahipliği yapacak olan okul, adaylar arasından oylama yapılarak seçilmektedir.

 

Madde 15: BATOD Toplantıları

Öğretim  yılında 3 defa genel kurul düzenlemektedir. Genel kurula ev sahipliği yapacak olan okul, adaylar arasından oylama yapılarak seçilmektedir.

 

Bölüm 5: Seçimler ve Görevden Alma

Madde 16: Seçimler ve Adaylıklar

16.1 Sadece Aktif Üyeler aday olabilir.

16.2 Sadece Aktif Üyeler oy kullanabilir.

16.3 Adaylar, aday olmak istedikleri 3 pozisyonu belirterek aday olurlar.

16.4 Yönetim kurulu seçimlerinde tüm adaylar içerisinde en fazla oy alan 8 kişi yönetim kuruluna seçilir. Yönetime girmesi muhtemel adayların yönetim kurulu kişi sayısını aşacak şekilde eşit oy alması durumunda en az oy alanların eşit oy alanlar kendi aralarında tekrar oylanır, nispi çoğunluğu alan aday seçilir.

16.5 Denetim Kurulu seçimlerinde tek aday olması halinde mutlak çoğunluğu yakalayan aday seçilir.

16.6 Adaylar, aday olmak istedikleri pozisyonları; motivasyon mektuplarını ve CV’lerini Mayıs Genel Kurulundan en az 2 gün önce HÜTBAT Genel Sekreterine bildirmek zorundadır. Genel Sekreter gelen başvuruları Mayıs genel kurulundan 2 gün öncesinde motivasyon mektupları ile birlikte tüm üyelere görünür kılmalıdır.

16.7 Seçimlerde boş kalan pozisyonlara HÜTBAT Yönetimi Genel Kurul sırası ve/veya sonrasında adaylık açar. Başvuran adaylar arasından HÜTBAT Yönetimi kendi arasında oylayarak salt çoğunluğu sağlayan adayı seçer ve duyurur.

16.8 Seçilen adayların istifa hakkı  saklıdır.

16.9 Yönetim Kurulu Başkan’ı seçilebilmek için Yönetim Kurulu’nda önceki dönemlerde görev yapmış olma koşulu vardır.

 

Madde 17: Görevden Alma

17.1 Görev ihlalleri hakkındaki esaslar şu şekildedir; topluluktaki herhangi bir Yönetim Kurulu üyesi etkin üyelik için gereken kıstasları yerine getirmediğinde etkin üyeliği kendiliğinden düşer ve görevinden alınması denetim kurulu tarafından genel kurula öneri olarak verilir. Bir Yönetim Kurulu üyesinin görevlerini yerine getirmemesi, topluluk içerisinde ve dışarısında temsil ettiği HÜTBAT’ın yapısına ve görünüşüne zarar veren davranış ve söylemlerde bulunması durumunda Aktif üyelerden beşinin Denetim Kuruluna başvurusu ile bu üyenin görevinden alınması Denetim Kurulunca Genel Kurul toplantısı gündemine alınabilir. Bir görevden alınma başvurusu yapıldıktan sonra Denetim Kurulu başvuruyu değerlendirir ve ilgili üyeyi başvuru hakkında bilgilendirir. Bu bilgilendirme en yakın tarihteki genel kurul toplantısından en az üç gün önce yapılmalıdır.

 

17.2 Herhangi bir üyenin görevinden alınabilmesi için toplantıda geçerli oyların en az üçte ikisinden bir fazlasının görevden alınması yönünde kullanılmış olması gerekmektedir. Görevden alınan üye topluluktaki aktif üyeliğini devam ettirebilir. Bir Yönetim Kurulu üyesinin görevlerini yerine getirmemesi, topluluk içerisinde ve dışarısında temsil ettiği HÜTBAT’ın yapısına ve görünüşüne zarar veren davranış ve söylemlerde bulunması durumunda Aktif Üyelerden üçünün ya da Yönetim Kurulunun Denetim Kuruluna başvurusu ile bu üyenin görevinden alınması Denetim Kurulu gündemine alınır. Bir görevden alınma başvurusu yapıldıktan sonra Denetim Kurulu başvuruyu değerlendirir ve ilgili üyeyi başvuru hakkında 3 gün içerisinde bilgilendirir.

 

17.3 Bir Denetim Kurulu üyesinin görev ve sorumluluklarını yerine getirmemesi halinde Denetim Kuruluna ya da Genel Kurula aktif üyelerden beşi, ilgili Denetim Kurulu üyesinin görevden alınması için başvurabilir. Denetim Kurulunun soruşturması ve karar oturumu sırasında, hakkında şikâyet bulunun Denetim Kurulu üyesi toplantıda bulunamaz. Denetim Kurulu yaptığı soruşturma sonrasında oy birliği ile ilgili sorumluyu görevden alabilir. Görevden alınan sorumlunun etkin üyeliği düşmez.

 

Bölüm 6: Mali İşler ve Kayıtlar

Madde 18: Mali İşler

Topluluğun etkinlikleri ile ilgili giderleri; aktivitelerden elde edilen gelirlerden, topluluğa yapılacak bağışlardan, sponsor firmalardan, Dekanlık ve Daire Başkanlığı bütçesinde yer alan ilgili ödeneklerden imkanlar ölçüsünde karşılanır. Topluluk, gelir amaçlı stant açamaz; topluluk ile ilgili tüm gelirleri Dekanlığına, Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı aracılığıyla Rektörlük İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına bildirmekle yükümlüdür.

Topluluk; etkinliklerine mali kaynak sağlayabilmek amacıyla çeşitli özel müteşebbisler ile kamu kurum ve kuruluşlarından sponsorluk desteği alabilir. Sponsorluk hizmeti almadan önce yapılacak işbirliğinin ve sağlanacak desteğin içeriği hakkında Tıp Fakültesi Dekanlığı ve Daire Başkanlığının onayı alınmalıdır. Toplulukça kullanılacak afiş ve ilan benzerleri kullanım öncesinde bağlı bulundukları Yönetim Kurulu’na vermek zorundadır.

Madde 19: Tutulması Zorunlu Kayıt ve Defterler

Aşağıdaki defter ve belgeler; Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı tarafından topluluklara kuruluş onayından sonra tasdikli olarak verilir. Her eğitim-öğretim yılı başlangıcında belirlenen süre sonuna kadar, bağlı bulundukları birimin kontrolüne sunulur. Aksi iki kez gerçekleştiği takdirde, Daire Başkanlığı tarafından topluluğun feshi için Bilim-Kültür-Spor ve Öğrenci Etkinlikleri Yürütme Kurulu’na topluluğun feshi için öneride bulunulur. Bilim-Kültür-Spor ve Öğrenci Etkinlikleri Yürütme Kurulu gerekli gördüğü takdirde topluluğun feshine karar verebilir. Tüm defter ve evraklardan Yönetim Kurulu başkanı (topluluk başkanı) ve danışman Rektöre karşı sorumludur.

  1.       Üye Kayıt Defteri: Bu deftere üyelerin adları, fotoğrafları, okul, sınıf ve bölümleri, adresleri ve iletişim bilgileri kaydedilir.
  2.       Karar Defteri: Yönetim Kurulu tarafından alınan kararlar, karar defterlerine yazılır.